周年イベントの具体的な企画とは？ 失敗しないポイントも紹介

企業設立や起業から5年もしくは10年に一度の節目に行われる周年記念事業のなかでも、メインとなるのが「周年イベント」です。社内外に向けて、これまで事業を継続してこられたことへの感謝の意を表すとともに、自社の存在をアピールできる大きな機会です。周年イベントを行う目的や、具体的にどのような企画があるのか、成功させるにはどのような点に注意すべきかなどを紹介します。

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従業員が貰ってうれしいギフトの選び方や注意点に関するお役立ち資料「感謝の気持ち」を伝えるためのギフトとは？

周年イベントを行う目的は？

周年イベントとは、周年記念事業として行う「社史の編纂」「新たなCI（コーポレートアイデンティティ）の策定」「新製品の発表」「新規事業の開始」などを社内外にアピールする場のことです。周年イベントを行う目的は以下のとおりです。

・社内外へ感謝の気持ちを表すため

普段は、従業員はもちろん、社外の関係者に対しても、企業側からあらたまって感謝の気持ちを伝える機会は多くはありません。周年イベントのような特別な場で、これまで事業を継続できたことへの謝意を社内外に伝えることができます。

・企業理念の理解や、未来像を伝えるため

周年イベントを通じて、これまでの功績を振り返りながら、企業の理念や未来像を発信することができます。そうすることで、社内に一体感をもたらし、従業員のモチベーションや帰属意識向上につながるでしょう。社外向けには、今後の取り組みや未来像をアピールすることができ、新たなビジネスチャンスとして活用することができます。

社内向けの周年記念について詳しくは、以下の記事をご参照ください。

社員向けに周年記念事業を行う目的とは？ 喜ばれる記念品やその進め方

・新規事業や新製品を発表するため

新たなCIの発表によるブランディングや、新製品の発表、新規事業の開始などは、通常時に発表するよりも周年イベントで発表したほうが、ニュースバリューが高くなります。従業員はもちろん、取引先や株主の方々への印象にも深く残りやすいため、周年イベントで発表する企業も多いでしょう。

周年イベントの具体的なアイデア

周年イベントは、ホテルの宴会場やイベントホールなどを貸し切って、社内外から多くの関係者を招待して開催するのが一般的です。最近では、より多くの人に気軽に参加してもらうため、オンラインでの開催や、オンラインとオフライン両方で開催する企業も増えています。ここでは、周年イベントのアイデアをオフライン、オンライン別に見ていきましょう。

オフラインでの周年イベントアイデア

・パネルなどを使った「社史」の紹介

パネルや映像を使って社史を紹介します。社内向けの場合、従業員出演による社史の動画を制作すれば盛り上がるでしょう。

・新製品体験会

実際に見て触って体験できる形式で新製品を紹介すれば、効果的なアピールの場となります。

・オリジナル料理をふるまう

食品を扱う企業であれば、自社商品を使いオリジナルレシピの料理をふるまうのもよいでしょう。全国各地に支店がある企業であれば、それぞれの土地の郷土料理を用意するのもおすすめです。

・表彰式

社内向けの場合、永年勤続表彰や、支店別販売額上位者への表彰などを行うのも、よくある周年イベントのひとつです。

・参加者が楽しめる出し物

全員が参加できるプレゼント企画やライブパフォーマンスなどを演目に加えれば、参列者の一体感が高まり、参加してよかったと思われるイベントになります。

・直接手渡しできる「記念品」の贈呈

イベント参加記念や思い出として、周年を記念するオリジナルグッズや、使い勝手のよいギフトカードなどを参加者にプレゼントします。

オンラインでの周年イベントアイデア

・専用Webサイトを設けた「社史」の紹介

専用Webサイトを制作し、動画や文字、画像を使って社史のコンテンツを作成、公開します。

・チャットを活用したオンラインディスカッション

自社が属する業界の動向、新規事業の発表などを、チャットを活用して参加者とのやりとりも行えるオンラインディスカッションとして開催します。

・Web会議システムを使った懇親会

Webサイトでコンテンツを閲覧するだけではなく、Web会議システムを使い、オンラインでの懇親会を行うのもよいでしょう。プレゼント抽選会もWeb会議システムで行えます。

・オンラインで贈れる「記念品」の贈呈

オンラインでダウンロードできるコンテンツや、オンラインショップで使えるギフトカードなど、オンラインならではの記念品を用意します。

周年イベントで考えられる失敗例と解決策

周年イベントでよく想定される失敗例を見たうえで、その解決策もあわせて紹介します。

・目的が明確でない

何を伝えたいのか目的が明確でなかったり、予算を気にせず企画したり、「社長が喜ぶのではないか」といった忖度だけで企画を決めたりするのは失敗の要因となります。だれに喜んでもらいたいのか、だれに感謝を伝えたいのかが明確でないと、周年イベントを開催する意味がありません。

＜解決策＞
まず、従業員に向けたものか、株主や取引先など社外に向けたものかを明確にしましょう。その上で、予算や準備期間、人員の配置などを計画しましょう。

・プロジェクトメンバーの連携不足

周年イベントのために発足されたプロジェクトメンバーの場合、連携がうまくとれない場合があります。原因は、グループ企業間の垣根を越えたチームのため、コミュニケーションが不足している点です。

＜解決策＞
メンバーで決起会を開催する、定期的にコミュニケーションをとるなどの活動が欠かせません。リーダーシップをとれる人を起用するのもよいでしょう。チームビルディングが大切なため、社外から専門家を起用してチーム力向上を図るのもひとつの手です。

・経営陣からの了承を得られていない

プロジェクトの準備段階で、経営陣の確認を得ていないと、本番前に大幅なスケジュール変更や一部イベントの中止など、不測の事態が起こるケースも考えられます。

＜解決策＞
定期的に経営陣の了承を得ながら、計画的に進行することが重要です。

・「周年」という意識が従業員にない

プロジェクトメンバーや経営陣だけが盛り上がっていて、従業員が置き去りにされるケースです。従業員に周年イベントの意識がなければ、イベント当日も盛り上がらない結果となってしまいます。

＜解決策＞
周年イベント開催前から、参加意識を高めるためにアンケートや定期的な告知などを行い、全社でイベントを盛り上げようという機運を高めていくようにします。

・計画性がなくイベント当日を迎える

周年イベントは企業にとって重要な事業戦略の一環であり、長期的な計画で準備を進めていく必要があります。開催ギリギリになるまで綿密な計画を立てずに進めていると、失敗に終わる可能性は高まります。

＜解決策＞
少なくとも開催日の2年前ぐらいから準備を始めます。イベントの進行内容が決まったら、当日の時間配分を考慮したリハーサルを行います。当日の人材配置もあらかじめ決めておきましょう。また、予算を考慮して、記念品やイベント会場の手配もできるだけ早めに行うことが重要です。

・内輪だけで盛り上がってしまう

社外向けのイベントにもかかわらず、社内の者にしかわからないような内容が多いと、社外からの参加者が楽しめません。社内向けのイベントでも、経営層だけが関心をもつような内容ばかりでは、従業員が楽しめないでしょう。

＜解決策＞
内輪だけで盛り上がってしまわないよう、だれのために行うのかを明確にして内容や記念品を考えます。

周年イベントを成功させるには綿密な準備が大切

コロナ禍を経て、オンラインで周年イベントを開催するようになった企業もあるようです。オンライン開催でも、だれに向けて開催するのか、だれに感謝を伝え、自社のアピールをしたいのかを明確にすることは、オフライン開催と同様に重要です。

企画を立てる前の段階で、周年イベントを開催する目的と対象などの、コンセプトの明確化が欠かせません。明確なコンセプトをもとに、綿密に計画を進めていきましょう。

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