創立記念イベントの準備はどう行うべき？ 流れや記念品、事例も紹介

多くの企業では、従業員に対して創立記念のイベントを開催しています。経営者から創立記念のあいさつがあり、記念品を配布するだけの場合もあれば、取引先も招待して大掛かりなイベントを開催する場合もあります。

企業の創立を記念するとなれば全社規模の取り組みとなるため、イベントを開催する際は、事前に入念な準備が必要です。しかし、毎年行われるタイプのイベントではないので、実行ノウハウの継承が難しいといえます。

ここでは、創立記念イベントを開催する目的や準備の仕方、おすすめの創立記念品などを紹介します。

従業員がもらって嬉しいギフトの種類やメリット・デメリット、注意点は以下のお役立ち資料で解説しています。ぜひご覧ください。

「感謝の気持ち」を伝えるためのギフトとは？従業員が貰ってうれしいギフトの選び方や注意点

創立記念イベントとは？

創立記念イベントとは、企業が設立された日を祝うイベントです。多くの企業では、「創立記念日」として休業日を設けたり、記念品の配布や社長からのメッセージを出したり、記念式典を開催したりします。特に、創立から5年、10年、20年、30年などの区切りの年には、社内で行事を行うだけでなく、イベント会場などを借りて、社内外向けに大々的に行う企業もあります。

創立記念イベントは、周年事業のひとつとして、全従業員に一体感や仲間意識をもたせたり、愛社精神を高めたりするための重要な行事といえます。

創立記念イベントの目的

創立記念イベントには、社内向けと社外向けで、それぞれ次のような目的があります。

【従業員、社内向けの目的】
・従業員一同で企業理念を再確認し、創業時の想いを共有して初心にかえる
・従業員一同で、自社の未来のビジョンを確認する
・従業員の日ごろの労をねぎらい、感謝を伝える
・勤続年数の長い従業員や功績を上げた従業員を表彰する

社内向けの周年記念事業については、以下の記事もご覧ください。

社員向けに周年記念事業を行う目的とは？ 喜ばれる記念品やその進め方

【顧客、社外向けの目的】
・顧客や株主、取引先に日ごろの感謝の意を伝える
・顧客や世の中に広く自社の歴史、魅力、価値をアピールする
・いつもとは違うかたちでコミュニケーションをとり、つながりを深める

創立記念日に必要な記念品とは？

創立記念日やイベントでは、記念品やお祝いの品を配布するのが通例です。記念品には、従業員や株主などの社内関係者向けと顧客や取引先など社外関係者向けがあります。

創立記念品を選ぶポイント

創立記念イベントの記念品を選ぶときには、次のようなポイントがあります。

・自社をアピールするために社名や周年を入れた、記憶に残るもの

・簡単に手に入らない特別感があるもの

・実用的なもの、仕事に使いやすいもの

・すぐに劣化しないもの

記念品の例

記念品は、業種や予算に応じてさまざまな品物が考えられますが、以下はその一例です。

1.       文房具

2.       置き時計

3.       菓子

4.       マグカップ、タンブラー

5.       USBメモリやモバイルバッテリー

6.       ギフトカード、商品券、デジタルギフト

ギフトカードとデジタルギフトについて、以下の記事をご参照ください。

ギフトカードにはどんな種類がある？シーン別のおすすめも紹介

デジタルギフトとは？注目されている背景や使い方、法人が利用するメリット

創立記念イベントの準備の流れやポイント

創立記念イベントを成功させるためには、計画的な準備が大切です。特に、社名や周年の入った記念品を外注する場合は、ある程度の時間が必要になります。

イベント準備の流れ

・イベントのコンセプトを決める
創立記念イベントを開催すると決定したら、担当者と責任者、大まかな方針や基本的な内容を決めます。
特に重要なのは、イベントが社内向けか社外向けかを決めることです。それによって、内容も記念品も変わってきます。

・イベントの内容を決める
イベントで何を行うかを考えます。
社内向けの場合は、記念式典、表彰式など、社外向けの場合は会食やパーティーなどの懇親会がメインになります。ゲームや余興など、ゲストが必要な内容は早めに手配が必要です。

・日時や場所を決める
基本的には創立記念日に開催しますが、社外向けのイベントの場合は、招待者が出席しやすい休日に開催することもあります。
場所は、参加者、人数、内容を考慮して選択します。人数が多い場合は、社内ではなくホテルやイベント会場を借りることも多いです。

・招待者の決定
社外向け、社内向けのどちらでも、現従業員以外の招待者がいるものです。
だれを招くかを決めて、開催日の1ヶ月前までには招待状を発送します。

・出席者の確認
招待者からの出欠の返信をまとめて、出席者名簿や座席のレイアウトを作成します。

・記念品の手配
社外向け、社内向けの記念品を発注します。社名や周年を入れる場合は早めに注文し、納期を確認しましょう。

・当日
前日までに準備を済ませ、当日はスケジュールに余裕を持たせて動きます。

イベント運営のポイント

創立記念イベントの運営には、次のようなポイントがあります。

・規模や内容は予算に合わせる
予算により、会場や記念品、参加者の数が変わります。経営陣に確認が必要です。

・担当者同士うまく連携をとる
創立記念イベントの担当は総務だけではありません。各部署から担当者が集められるケースもあります。普段の業務で接触する機会がない人ともコミュニケーションを密にして、うまく連携をとる必要があります。

・経営陣の承認を得る
創立記念イベントに思い入れのある経営陣は多いものです。準備の最終段階で経営陣に企画を却下されないように、こまめに経営陣の意見を聞く必要があります。
できれば経営陣からイベントの担当者を選出してもらい、経営側との橋渡しをしてもらうとよいでしょう。

・経営陣の要望を気にしすぎない
経営陣の承認を得るのは重要ですが、経営側の意向ばかりを気にしていると、イベントが失敗する可能性もあります。最初に決めたコンセプトからずれないように企画を進め、経営陣の意向に沿わない場合は、納得してもらえるように説明を尽くすことも大切です。

創立記念イベントの成功事例

創立記念イベントの事例を3つ紹介します。

1）NTTデータNJK　50周年記念 オンラインイベント

株式会社NTTデータNJKの創立50周年記念イベントです。2020年、コロナ禍によりオンラインで開催されました。「社員による社員のための周年イベント」をコンセプトにした社内向けイベントです。

メイン会場は都内スタジオで、従業員はオンラインで参加しました。オンラインの特性を生かした構成で、メインプログラムではオンラインギネス世界記録™️チャレンジが行われました。

参照：株式会社NTTデータNJK様 社内コミュニケーションイベント事例｜JTBコミュニケーションデザイン

2）75周年イベント TANITAコミュニケーション2019 IN 秋田

株式会社タニタの創立75周年を記念して、2019年、生産拠点である秋田県で開催されました。グループ会社を含め、全従業員のコミュニケーションや一体感の醸成を目的とした社内向けイベントです。

本社や他拠点からの参加者が多いため、さまざまな体験プログラムを交えて楽しみながらコミュニケーションを図れる構成にして、成功を収めました。

参照：株式会社タニタ様 周年事業／周年イベント事例｜JTBコミュニケーションデザイン

3）ZENRIN ALL STARS FESTIVAL

創立記念に行われた株式会社ゼンリンの運動会です。従業員の一体感の醸成や自社への理解を目的とした社内向けイベントです。

当日は、競技を通じて従業員同士のコミュニケーションを図り、クイズで自社への理解を深めたり、役員参加の競技を設けて盛り上がったりしました。イベント後は、新しいコミュニティが社内のいろいろなところに生まれたなどの変化が見られました。

参照：株式会社ゼンリン様 運動会/スポーツフェスティバル事例｜JTBコミュニケーションデザイン

創立記念はイベントや記念品の準備をしっかり行おう

創立記念イベントといえば、懇親会や付き合いの場というイメージがあるかもしれません。しかし、現在では創立記念イベントの意義も、従業員のモチベーション向上や社外への自社アピールの手段などに変わってきています。まずは自社で行う創立記念イベントのコンセプトをしっかり決定し、迷走しないように注意が必要です。

創立記念といえば、記念品も欠かせません。社内向け、社外向けを問わず、できるだけ多くの人に喜ばれる記念品を選ぶのは難しいものです。記念品選びに迷ったときは、多くの店舗で使えるギフトカードなら汎用性が高く、活用しやすいでしょう。

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「バニラVisaギフトカード」は封筒を、「Visa eギフト　バニラ」はデジタルコードを印刷したカードをオリジナルデザインで作成が可能です。特別感や高級感を演出でき、自社のアピールにもつながるため、記念品としておすすめです。

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