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企業における金券管理とは? その重要性と管理を行うポイント

企業が業務で切手や収入印紙、あるいは商品券といった金券類を使用する機会は多いでしょう。企業では、使用時に備えて金券類を常時保有しているのが一般的です。金券を保有する場合は、責任をもって金券管理を行う必要があります。しかしなかには、「金券の管理は現場の担当者に任せている」「金券の管理に関して企業としての厳格なルールはない」といったケースもあるかもしれません。金券管理の重要性と、管理方法について紹介します。

目次[非表示]

  1. 1.金券とは?
    1. 1.1.金券の定義と種類
    2. 1.2.企業における金券の必要性
  2. 2.金券管理の重要性
  3. 3.適切な金券管理を行うポイント
  4. 4.金券管理の方法
  5. 5.金券管理の重要性を知って厳格に運用しよう

金券とは?

はじめに、ビジネスや日常生活でなにげなく手にしていることもある、金券の定義や種類について説明します。

金券の定義と種類

金券とは一般的には、それ自体が特定の金銭的価値を有するものとして社会的に認められているものを指します。具体的には以下のようなものが金券と呼ばれています。

・郵便切手

・収入印紙

・商品券・ギフト券など

金券と似た性質を持つのが「有価証券」です。印紙税法上の有価証券は、「財産的価値のある権利を表彰する証券」で、かつ「その権利の移転・行使が証券をもってなされることを要するもの」と定義されています。国税庁によると有価証券は、株券・国債証券・地方債証券・社債券のほか、小切手や郵便為替、商品券など、広く該当するとされています。

一方で、郵便切手や収入印紙は権利の移転・行使がなされないため、有価証券には分類されません。ビジネス上の基礎知識として、有価証券と金券とは定義や対象が異なることを覚えておくとよいかもしれません。

企業における金券の必要性

業務のなかで、金券は次のような場面で使用します。

1)郵便切手

・請求書・納品書・見積書といった書類の郵送時

・ダイレクトメールや顧客へのお礼状の郵送時

2)収入印紙

・契約書や領収書に使用

3)商品券・ギフト券など

・社内外へのインセンティブとして

・取引先や顧客への贈答品として

・ユーザーへのプレゼント・景品など販売促進として

郵便切手は郵便局が発行します。納税を目的としている収入印紙も私的に発行することはできず、印紙税法16条で、収入印紙と似た形状の用紙を作成することを禁止しています。一方で、商品券・ギフト券などは「資金決済法」の要件を満たせば、企業独自で発行が可能です。そのため、商品券やギフト券はさまざまな種類が流通しており、自社の目的・用途に応じて使うことができます。

商品券の種類については以下の記事をご参照ください。

商品券にはどんな種類がある? 購入方法や使用するメリットを紹介

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金券管理の重要性

冒頭でも述べたように、企業活動において金券が必要になる場面は多く、複数の金券を常備しているのが一般的です。その場合は、適切に金券管理をしなければなりません。金券管理には次のような意義があります。

1:会社の資産を守る

金券は会社の資産です。かりに切手1枚でも紛失すれば、会社の資産が損なわれることになります。紛失を防ぐために、在庫は常に把握しておかなければなりません。また、金券を購入する資金も会社の重要な資産です。そのため、金券が過剰在庫の状態になるのも、資金(現金)を多く使ってしまうので避けなければなりません。

2:企業の信頼にかかわる

社内規定や、リスク管理体制を意味する内部統制は、企業が信頼性を得るための重要なルールです。金券管理も内部統制に含まれます。金券管理(内部統制)が甘いと、不正使用が起こりやすくなります。万が一不正が行われれば大きな問題になり、企業イメージが大きく損なわれるかもしれません。

3:コンプライアンス強化につながる

金券は金銭的価値を有するため、経費として大量購入すると、税務調査で所得を少なくする行為とみなされる場合があります。そのような疑いをもたれないように、「必要な分だけ保有する」「業務に使用したことを記録する」など適切な金券管理を実行することが重要です。金券の出入りを明瞭にすることで、企業としての法令遵守の質が高まります。また、社員一人ひとりが不正防止の意識をもつことで、コンプライアンス強化につながります。

このような理由で、金券管理の実施は非常に重要です。しかし、金券を使用する部署ごとに管理しており、全社的な統一ルールがない企業もあるでしょう。または、経理部や総務部などが一括して管理しており、「負担が大きく管理が行き届かない」といった課題を抱えているケースも考えられます。どのように金券管理をしていけばよいのか、適切な金券管理のポイントを紹介します。

適切な金券管理を行うポイント

金券管理でポイントとなるのは、以下の3点です。

1:可視化を意識する

「購入」「保管」「使用」「在庫」など、記録すべき項目を社内で決定し、常に金券の状態がわかるようにします。金券管理と経理処理を混同してしまうかもしれません。しかし、経理処理は原則として「お金」や「資産」の流れを追うもので、金券の厳密な数量を把握しにくいのです。金券購入の目的・用途も合わせて管理するために、経理処理とは別に金券管理を実施する必要があります。

2:運用体制を構築する

「だれが記録するか」「何を記録するか」「どのように記録するか」などについて社内ルールを決め、スムーズに運用できる体制を整えます。運用体制を構築する際は、担当者に負担がかかりすぎないように考慮するとよいでしょう。

3:運用ルールを周知する

金券管理のルールが決まったら、内容を全社的に共有します。金券管理は不正防止やコンプライアンス強化にもつながるため、担当者だけが知っている状態ではなく、全社員がルールを理解する状態を目指しましょう。

なお、商品券やギフト券は目的によって経理処理が変わります。詳細は以下の記事をご参照ください。

商品券やギフト券は経費になる? ケースごとの経費処理を紹介

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金券管理の方法

担当者を決め、次のように管理・運用していきます。

・金券管理表や金券管理簿を用意

種別ごとに購入・使用の出入りを記載する記録簿を作成します。「日時」「出し入れした者」「目的」「数量」などの項目をわかりやすく記載します。複数の部署で購入し使用する場合は、統一フォーマットを用意して、全体に周知しましょう。項目の抜けや記入もれを防ぐことができます。

・金券の保管方法・保管場所決定

鍵付きのスペースに保管することが望ましいです。閲覧できる者や、鍵を開ける権限を持つ者もあわせて決定します。デジタル形式で管理する場合は、データの閲覧権者やファイルを保存できる者を設定するといった不正防止策をとります。

・定期的な確認

担当者は月末や月初など、決まった日時に使用数、残数を確認し、使用量や在庫が適正かどうかを見極めます。確認の履歴も別途残しておくとよいでしょう。

・責任者を決める

使用量や在庫数が合わない場合は、すぐに理由を調査できるようにしなければなりません。迅速に対応できるよう、一定の権限を持つ人物を責任者に据えます。部署または営業所単位で別々に管理している場合は、責任の所在があいまいになるおそれがあるため、それぞれの責任者や、包括管理する部署も決めておきます。

金券管理は正確性が求められるものの、一つひとつの作業は難しいことではありません。社内全体で運用ルールを統一して従業員に周知し、金券管理を行っていきましょう。

商品券・ギフト券の破産リスクとは

金券には商品券・ギフト券などがありますが、金券管理の一環として、これらの破産リスクについても知っておくことをおすすめします。商品券やギフト券などは、発行元が破産すると使えなくなってしまうからです。発行元が破産した場合でも払戻しを受けることは可能ですが、所定の期間内に申し出なければなりません。そのような事態に遭遇したときは、速やかに行動する必要があります。また、払戻しを求めても、全額が戻ってくるとは限らないことにも注意が必要です。

商品券やギフト券の破産リスクに備えるためには、資本が安定している企業や社会的信用のある企業が発行している商品券やギフト券を利用するとよいでしょう。

金券管理の重要性を知って厳格に運用しよう

切手や収入印紙、商品券やギフト券などの金券類は、本来現金と同等のものであり、企業にとって重要な資産です。しかし慣れてくると、扱いが雑になってしまう懸念もあります。金券管理を徹底することで、気持ちに緩みが生じないようにしていきましょう。また、金券管理だけでなく、経理処理も重要な業務です。金券管理と経理処理の両方をしっかりと行っていくことで、会社の資産を守ることができ、企業の信頼にもつながります。

商品券やギフト券にはさまざまな種類がありますが、金券管理が必要になり、目的に応じて経理処理が異なるなど、管理が煩雑になりがちです。少しでも管理の負担を軽減したい場合は、金券管理が容易な「Visaギフト バニラ」ブランドの商品をおすすめします。プラスチックカードタイプのギフトカード「Visaバニラギフトカード」と、デジタルギフトの「Visa eギフト バニラ」の2種類があります。どちらも有効化するまで金券扱いが不要なため、管理が容易で、経理担当者の業務負担を軽減できます。また、多くのVisa加盟店で使用できるため、多くの人に喜ばれやすいというメリットもあります。

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